Manajemen Risiko

Pemanfaatan KAG di lingkungan perguruan tinggi harus dikelola melalui pendekatan manajemen risiko yang terintegrasi, proporsional, adaptif, dan berkelanjutan, agar manfaatnya bagi pelaksanaan tridharma dan tata kelola perguruan tinggi lebih besar daripada potensi risiko dan dampak negatif yang mungkin ditimbulkan. Dalam pelaksanaannya, manajemen risiko tersebut harus tetap menjunjung asas kemanusiaan, keadilan, keamanan, integritas akademik, perlindungan data, serta kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan.

5.1 Kebijakan dan Siklus Pengelolaan

Perguruan tinggi menetapkan mekanisme manajemen risiko atas pemanfaatan KAG pada seluruh siklus penggunaannya, mulai dari perencanaan, pengadaan atau pengembangan, penerapan, pemantauan, evaluasi, sampai dengan penghentian penggunaan, sehingga setiap tahapan berada dalam kendali institusi yang jelas.

Kebijakan dan siklus pengelolaan menerapkan End-to-End Lifecycle Governance, yang meliputi:

Pengelolaan risiko mencakup seluruh siklus: perencanaan hingga penghentian.

Pengambilan keputusan berbasis tingkat risiko (low–high risk).

Setiap tahapan memiliki penanggung jawab yang jelas.

Selaras dengan regulasi, kebijakan internal, dan etika akademik.

Proses penggunaan KAG dapat ditelusuri dan diaudit melalui rekam jejak audit sistem elektronik. Rekam jejak audit sistem elektronik digunakan untuk keperluan pengawasan, penegakan hukum, penyelesaian sengketa, verifikasi, pengujian, dan pemeriksaan lainnya (PP No. 71 Tahun 2019, Pasal 22 ayat (2)). Rekam jejak tersebut tidak digunakan untuk memantau perilaku individu di luar keperluan tersebut.

Penggunaan KAG tetap dalam kendali manusia.

5.2 Pemetaan Konteks Penggunaan

Setiap pemanfaatan KAG didasarkan pada kejelasan tujuan, konteks penggunaan, data yang digunakan, pihak yang terdampak, manfaat yang diharapkan, keterbatasan sistem, serta risiko yang berpotensi muncul, baik terhadap proses akademik, layanan, maupun pengambilan keputusan di lingkungan perguruan tinggi, dengan memenuhi kriteria berikut:

Setiap penggunaan KAG harus memiliki tujuan yang spesifik dan terukur.

Penggunaan KAG disesuaikan dengan konteks (pembelajaran, riset, administrasi).

Sumber, jenis, dan kualitas data yang digunakan harus jelas.

Mengidentifikasi siapa saja yang terdampak (mahasiswa, dosen, institusi, alumni, stakeholder, dan lainnya).

Memahami bahwa KAG memiliki keterbatasan (bias, hallucination, error).

Penggunaan KAG harus memberikan nilai tambah yang nyata.

5.3 Klasifikasi Tingkat Risiko dan Pengendalian Proporsional

Perguruan tinggi menetapkan klasifikasi tingkat risiko pemanfaatan KAG dengan memperhatikan sensitivitas data, cakupan penggunaan, tingkat ketergantungan pada sistem, serta pengaruhnya terhadap proses akademik, layanan, pengambilan keputusan, hak-hak pihak yang terdampak, dan potensi terjadinya bias atau diskriminasi. Tingkat risiko tersebut menjadi dasar dalam menetapkan bentuk pengendalian yang proporsional. Klasifikasi tingkat risiko dapat terdiri dari:

1. Risk-based approach: tingkat kontrol disesuaikan dengan tingkat risiko.

2. Proporsionalitas: semakin tinggi risiko, semakin ketat pengendalian.

3. Kontekstual: mempertimbangkan konteks penggunaan (akademik, riset, layanan).

4. Dampak & probabilitas: klasifikasi berdasarkan besarnya dampak dan kemungkinan terjadi.

5. Dinamis: dapat berubah sesuai evaluasi dan perkembangan penggunaan.

Penentuan tingkat risiko didasarkan pada:

Sensitivitas data (publik, internal, rahasia).

Dampak keputusan (non-kritis hingga strategis).

Tingkat otonomi KA.

Potensi bias dan kesalahan.

Dampak terhadap stakeholder.

5.4 Evaluasi Keandalan, Keamanan, dan Kepatuhan

Perguruan tinggi melakukan evaluasi dan pengendalian secara berkala untuk memastikan bahwa pemanfaatan KAG tetap andal, aman, menjaga kerahasiaan dan privasi data, meminimalkan bias, dapat dipertanggungjawabkan, serta selaras dengan tujuan penggunaannya dan ketentuan yang berlaku. Dalam hal menggunakan layanan dari pihak ketiga, perguruan tinggi juga perlu memahami secara memadai limitasi sistem dan reliabilitas data yang menjadi dasar bekerjanya layanan tersebut.

Evaluasi keandalan, keamanan, dan kepatuhan memenuhi beberapa aspek penting sebagai berikut:

Menjamin keamanan sistem dan perlindungan data.

Pemantauan dilakukan secara berkelanjutan.

Terintegrasi dengan manajemen risiko, IT governance, dan data governance.

Implementasi dilakukan secara bertahap dan terkontrol.

5.5 Pengawasan Manusia dan Akuntabilitas Penggunaan

Pemanfaatan KAG untuk fungsi atau keputusan yang berdampak signifikan terhadap individu, proses akademik, penelitian, layanan, atau kebijakan institusi harus tetap berada dalam pengawasan manusia yang memadai. Sivitas akademika tetap bertanggung jawab atas keabsahan, integritas, dan konsekuensi dari data, informasi, atau pengetahuan yang diperoleh melalui pemanfaatan KAG. Kriteria dalam aspek ini sebagai berikut:

1. Ada pihak yang bertanggung jawab atas penggunaan KAG.

2. Keputusan berbasis KAG tetap dapat dipertanggungjawabkan.

3. KAG digunakan sebagai alat bantu, bukan pengganti keputusan manusia.

4. Validasi hasil tetap dilakukan oleh pengguna.

Tanggung jawab validasi oleh pengguna diimbangi dukungan institusi, misalnya penyediaan aplikasi KAG resmi yang aman, akses ke sumber rujukan ilmiah untuk keperluan verifikasi, dan ketersediaan pendampingan.

5.6 Insiden, Umpan Balik, dan Perbaikan Berkelanjutan

Perguruan tinggi menyediakan mekanisme pemantauan, pelaporan insiden, penanganan keluhan, dan ruang umpan balik bagi pihak internal maupun eksternal yang terdampak oleh pemanfaatan KAG. Hasil pemantauan dan umpan balik tersebut menjadi dasar bagi tindak lanjut perbaikan, penguatan pengendalian, atau penghentian penggunaan apabila diperlukan dengan memenuhi kriteria berikut ini:

Pemantauan dilakukan secara berkelanjutan.

Evaluasi dan perbaikan berkala.

Tidak berjalan terpisah dari sistem institusi.

Memiliki mekanisme penghentian (exit strategy) yang jelas.

5.7 Keterkaitan Pemetaan Risiko dan Pengendalian

Setiap risiko yang dipetakan pada Bab 3 perlu memiliki pengendalian yang jelas. Tabel berikut menghubungkan risiko pada Bab 3 dengan pengendalian minimum dan bab yang mengaturnya. Tingkat risiko masing-masing penggunaan ditetapkan melalui klasifikasi pada Bab 5.3, dan pengendalian yang diterapkan disesuaikan dengan tingkat risiko tersebut. Perguruan tinggi dapat menambahkan risiko dan pengendalian lain sesuai konteksnya.